Informacja o niekaralności pracownika – tajemnica, czy obowiązek ujawnienia?

Informacja dotycząca karalności jest jedną z najbardziej wrażliwych danych, jakie zatrudniający może uzyskać o kandydacie do pracy lub pracowniku. Czy jednak tej, niewątpliwie istotnej z punktu widzenia pracodawcy, informacji można żądać można w każdej sytuacji?

Kto i kiedy może uzyskać informacje o niekaralności?

Dostęp do informacji na temat karalności jest ściśle limitowany przez obowiązujące przepisy.

W zakresie, w jakim jest to niezbędne dla zatrudnienia, wyłącznie, gdy wyraźny przepis ustawy stawia wymóg niekaralności lub korzystania z pełni praw publicznych – żądać takich informacji może pracodawca.

Istnieją bowiem przypadki, w których ujawnienie informacji na temat karalności osoby zajmującej konkretne stanowisko lub funkcję, bądź prowadzącej określoną działalność  jest obowiązkowe. Dotyczy to m.in.:

  • osób pełniących funkcję w organach spółek handlowych,
  • pracowników podmiotów sektora finansowego,
  • pracowników samorządowych,
  • pracowników służb mundurowych, organów ścigania oraz wymiaru sprawiedliwości,
  • ochroniarzy osób i mienia,
  • detektywów.

Obowiązek ten każdorazowo wiążę się z wymogiem niekaralności wynikającym wprost z przepisów. Tym samym, jakiekolwiek przypadki żądania przez przyszłego lub obecnego pracodawcę informacji o wydanych względem danej osoby wyrokach skazujących jest nieuprawnione i spotkać może się z potencjalnymi roszczeniami odszkodowawczymi ze strony osoby, której informacje te dotyczą, jeśli uzna ona, że żądanie takie godzi w sferę jej prywatności, lub doprowadziło do jej nierównego traktowania w zakresie nawiązania współpracy lub zakończenia zatrudnienia.

Czy dobrowolne podanie informacji jest możliwe?

Niejednokrotnie może zdarzyć się, że kandydat do pracy, chcąc zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie, z własnej inicjatywy przedkłada przyszłemu pracodawcy informację o swojej niekaralności. Czy legalizuje to posiadanie tego typu danych? Odpowiedź na to pytanie wprowadził obowiązujący od 4 maja 2019 r. przepis art. 221a Kodeksu Pracy, który wprost zabrania – nawet na podstawie zgody, w tym również z inicjatywy samego kandydata lub pracownika – przetwarzania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych.

Skutki odmowy informacji o niekaralności

Co jednak w sytuacji, gdy przyszły lub obecny pracownik nie chce przedstawić zaświadczenia o niekaralności? Nieudzielenie takiej informacji przez kandydata ubiegającego się o zatrudnienie lub odmowa jej udokumentowania, może stać się przyczyną braku nawiązania współpracy. Podkreślić należy, że dotyczy to wyłącznie sytuacji, w których przepisy pozwalają na żądanie danych o niekaralności. Podobny skutek może odnieść uzyskanie informacji na temat skazania prawomocnym wyrokiem za określone przestępstwo, którego popełnienie nie da się pogodzić z konkretnym stanowiskiem, bądź wykonywaną pracą.

W odniesieniu do obecnych już pracowników, ujawnienie informacji na temat karalności (do czasu zatarcia skazania niweczącego ten fakt) powodować może tymczasem rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem, bądź bez wypowiedzenia z winy pracownika, jeśli przestępstwo popełnione zostało w czasie zatrudnienia i uniemożliwia dalsze pracę na zajmowanym dotąd stanowisku.

Takie zachowania, jako uprawnione po stronie pracodawcy, nie będą mogły spotkać się ze skutecznym zarzutem ze strony niezatrudnionego lub zwolnionego pracownika.

Skutki nieuzasadnionego żądania informacji o niekaralności

Niezależnie od przywołanych wyżej roszczeń potencjalnych lub obecnych pracowników związanych z bezpodstawnym żądaniem informacji na temat braku karalności, czy też nierównego traktowania ich w razie uzasadnionej odmowy ich podania, proceder taki uznany może spotkać się również z reakcją organu nadzoru w zakresie przetwarzania danych osobowych, tj. inspektorów Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jak i organów wymiaru sprawiedliwości. Zgodnie bowiem z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, przetwarzanie danych osobowych bez podstawy prawnej zagrożone jest administracyjną karą pieniężną, która w skrajnych przypadkach sięgać może kwot równowartości 20 mln euro. Niezależnie od tego, nieuprawnione uzyskiwanie z Krajowego Rejestru Karnego informacji dotyczącej karalności danej osoby stanowi przestępstwo zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.